【前言】

三十年打造高效率團隊經驗的超效率歐康納，教你用簡單的7個問題，在展開工作前先釐清目標、做好規劃。只要多做10%的規劃，不論你是帶團隊、在大企業或政府部門工作，都能更有效率、更敏捷地完成工作、達到目標！

如何拒絕不可能的任務

 

專案失敗最主要的單一原因，就是它打從一開始就是個不可能的任務。老闆說：「我們要推個專案，必須運用這些資源和預算，在某某日期前結案」，然後大家都說：「好的，沒問題。」職場生涯中一定會遇到不可能的任務，但我們不一定要悶不吭聲接下這種任務。當你遇到不可能的任務時，還有比說「沒問題」還要來得更聰明的因應方式。這些因應方式，對身為專案經理人的你、整個團隊，以及所有利害關係人來說，都是更高招好幾倍的方法。

本章除了提醒你向不可能的任務說「不」，還要教你如何辨別不可能的任務，並提供前述那些讓專案所有利害關係人滿意的高招方式。

如何辨別不可能的任務

在上一章我提過，當專案交付到我們手上時，幾乎都會有限制條件，也就是利害關係人對於專案該如何進行及何時結案的期望值。如果我們是個適任的專案經理人，接到專案的首要之務，就是進行務實的規劃（也如上一章所述）。在進行規劃之後，如果你發現根本無法達到這些條件，可能是日期、預算、人力資源等無法達成，那麼這項專案就是個不可能的任務。

請注意，這裡又回到規劃的重要性。如果沒有適當規劃（也就是適當「評估」），那就不可能知道專案是否會是個不可能任務。大家可能會隱約覺得好像做不到，這份工作看起來也不是那麼想讓人去做，某人可能會說：「哇，這時間很趕」，但如果沒有適切評估後再進行規劃，便缺乏客觀衡量標準，就無法確切判斷專案是否真的可行。

提醒完不要輕易向不可能的任務說好之後，接下來我要假設各位手上已經接到一項不可能的任務，下面將與各位分享該如何處理你手上的這顆未爆彈。

執行不可能任務的訣竅

你在初期所擬定的務實規劃，不僅能讓你診斷專案是否可行，也是你因應不可能任務的工具。專案規劃會有四項非常重要的可變因素，分別是：

■ 各項目標（專案想達到什麼）；
■ 時程（幾時能完成什麼）；
■ 工作內容：想完成專案所需執行的工作量（知道工作量就能讓你知道預算）；
■ 品質：專案中有許多工作，都是用來確保完成後的品質（比方說，討論、測試、品檢等都是）。

巧妙調動這四項可變因素，你就能成功執行不可能任務。

當你評估出手上這項專案是個不可能的任務，也就等於評估出它會是個利害關係人不滿意的工作。這麼說吧，就好像你提出香草方案，但利害關係人卻不喜歡香草一樣。但這不是什麼問題，因為你還是可以提供其他口味。經由調整這四項可變因素，你就能調出其他口味，以迎合利害關係人的喜好。不僅如此，你甚至還能因應他們的喜好創造口味。

但有件事很重要，那就是大家都應該了解你的規劃（也就是你的冰淇淋機器）的多樣性，並非毫無限制，也就是有些口味你做不出來。如果是這種狀況，你就得告訴利害關係人，並阻止他們選擇不可能的口味。你可以依照下列的建議，調整這四項可變因素。

調整各項目標

如果做不到預定計劃，你可以「縮小」專案的範圍，也就是少做一點。基本上，你可以把專案目標分成「必須達成」和「有也不錯」兩類，如果進展不是那麼順利，那麼或許你只要完成「必須達成」的目標就好。不過，你得確定你的分類標準沒有問題，也就是說你得和利害關係人溝通好。另外，你可以問他們是否可以分批完成，不一定要一次到位，這能讓你的執行更有彈性。

改變時程

雖然你或許可以理解上頭給你的結案日期的重要性，但有些日期本身就怪怪的：

■ 十二月二十四日（其實，從十二月二十日到一月三日的任何一天，也就是聖誕假期期間，都很令人匪夷所思。）我同意，對某些專案來說，十二月三十一日非常重要，如前幾年貨幣轉換成歐元這件大事。但對大多數專案來說，年底這種結案日不過是某些一板一眼的人，祈求能結案的渴望罷了。

■ 接獲結案日時，先了解那是星期幾。如果那天剛好是週六、週日或是國定假日，那這個結案日也同樣沒有任何實質意義。事實上，那只表示沒有人認真思考結案日的重要性。當你要求他們思考這個問題時，可能會讓你得到一些額外的時間。（同樣地，我也同意週末可能是重要的結案日，比方說，不結案系統可能就當掉之類的。但遇到這種非正常上班日的結案日，問問總是無妨。）

■ 落在休假期間的結案日。在某些國家，某些月份是假期月，如法國的八月或瑞典的七月。所以當結案日出現在這些月份時，往往不是真正的結案日（再一次，這並非絕對如此），有可能在那個日期附近結案就可以。

■ 最後，結案日有可能是利害關係人自己抓的大概時間，他們有可能會預留時間給自己，以方便做一些安排規劃。比方說，他們需要專案在八月三十一日前完成，卻告訴你八月十日要結案（現實生活中經常是這樣）。所以，雖然你在執行上無法八月十日完成，但準時結案的機會仍舊很高，因為在這個例子中，八月三十一日才是真正的結案日。稍微打探一下真正的截止日期，能讓你在執行上獲得一些彈性空間。

調整工作內容

如果工作量真的太大，超過現有人力負荷，你還是可以試試看增加更多人手，看是否能有什麼幫助。但別忘了我已經提過好幾次的布魯克斯定律：「在已經延遲的專案中加入新人手，只會讓專案更加延遲下去。」若要採取這一步，你得確定增加的人力，不會造成下列結果：

■ 效果很小；
■ 完全沒效；
■ 反效果。

此外，做得好的話，用空降部隊的方式引進專家，他們一就定位就能上手做事，幾乎不需要經過學習曲線的過程，在這種狀況，你就能真正縮短時程，讓專案有機會順利結案。

調整對品質的嚴格把關

當然，你怎能輕易在品質上讓步？！品質上維持一定水準，但或許品管測試的次數可以減少，而且還能讓利害關係人依舊滿意。你還可以採取一些更正面的做法，諸如讓檢核或決策程序更快完成，以額外爭取一些寶貴的時間，讓當初規劃的結案日與真正結案日能更趨一致。

（本文轉載馬克斯．巴金漢新書《在每個位子上發光》，由天下雜誌出版）